PDF/A + OCR para trámites: guía 2025
Si subes imágenes JPG/PNG o PDFs “escaneados” sin OCR, muchas sedes electrónicas los rechazan. Aquí tienes el flujo correcto para trabajar en PDF/A, con texto seleccionable y firma PAdES (LTV) que pase los controles a la primera en Windows 11 y macOS.
Palabras clave: trámites, DNIe, firma electrónica, escaneo documentos, PDF/A, OCR, Windows 11, macOS. | Volver al hub
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Resumen rápido
- Siempre PDF/A (no JPG/PNG) y texto seleccionable (OCR).
- Escaneo 300 DPI, escala de grises, márgenes ≥ 5 mm y buena limpieza de bordes.
- Valida PDF/A con veraPDF y accesibilidad con PAC 3 antes de subir.
- Firma en PAdES y, si aplica, con LTV (sellado de tiempo + info de validación).
- Herramientas gratis: NAPS2, gImageReader (Tesseract), veraPDF, PAC 3; para firmar, AutoFirma.
Cómo elegir (criterios prácticos)
1) Formato y compatibilidad
- PDF/A-1b o PDF/A-2b para escaneos + OCR (perfil estable y ampliamente compatible).
- Evita subir imágenes sueltas o PDF imagen sin OCR: no pasan validaciones ni son accesibles.
2) Calidad de escaneo
- Resolución: 300 DPI (sube a 400–600 DPI si hay microtexto).
- Modo: escala de grises; color solo si aporta información (sellos, resaltados).
- Limpieza: contraste alto, “limpiador de bordes” y recorte sin cortar texto (margen ≥ 5 mm).
3) OCR y accesibilidad
- OCR: añade capa de texto (Tesseract/ABBYY/Adobe) para búsquedas y lectores de pantalla (WCAG).
- Accesibilidad: etiqueta/ordena el contenido siempre que se pueda; comprueba con PAC 3.
4) Firma electrónica
- PAdES sobre PDF; para expedientes de larga vida, activa LTV (sellos de tiempo + OCSP/CRL).
- AutoFirma (oficial en España) o Acrobat. Verifica la firma en el visor antes de subir.
5) Sistemas (Windows 11 / macOS)
- En Windows 11 tienes NAPS2 (escaneo+OCR) y gImageReader (OCR) sin coste.
- En macOS, flujos válidos con NAPS2/Prizmo + veraPDF. [PENDIENTE VERIFICAR] exportación PDF/A directa en todas las versiones de Prizmo.
Tabla comparativa (herramientas clave)
| Herramienta | SO | PDF/A | OCR | Función | Notas |
|---|---|---|---|---|---|
| NAPS2 | Win / macOS / Linux | Sí (1b/2b) | Sí | Escanear + OCR + exportar | Perfiles 300 DPI; opción de compatibilidad PDF/A; ideal como base. |
| gImageReader (Tesseract) | Win / Linux / macOS [PENDIENTE VERIFICAR] | [PENDIENTE VERIFICAR] | Sí | OCR sobre PDF imagen | Convierte en PDF con texto; valida luego con veraPDF. |
| Prizmo | macOS / iOS | [PENDIENTE VERIFICAR] | Sí | Escaneo móvil/desktop + OCR | Recorte/enderezado excelentes; confirmar exportación directa a PDF/A. |
| veraPDF | Win / macOS / Linux | Valida | — | Validador PDF/A | Análisis completo de conformidad PDF/A (todas las partes). |
| PAC 3 | Windows | — | — | Accesibilidad (PDF/UA) | Informa de etiquetas, orden de lectura y pautas WCAG. |
| AutoFirma | Win / macOS / Linux | — | — | Firma PAdES | Permite políticas de firma y sellos de tiempo (LTV según configuración). |
| Adobe Acrobat Reader | Win / macOS | Muestra | — | Verificación | Verifica estado de firma y propiedades; chequeo de accesibilidad avanzado en Acrobat Pro. |
¿Siguiente paso? Revisa lectores DNIe y cómo firmar PDF con DNIe/Cl@ve.
Recomendaciones 2025
NAPS2 Base gratuita
Pros
- Perfiles de escaneo muy claros.
- OCR integrado y salida directa a PDF.
Contras
- Algunas opciones PDF/A están “escondidas”.
Para quién: usuarios domésticos y autónomos que quieren cumplir ENI sin pagar licencias.
gImageReader (Tesseract) OCR fiable
Pros
- Ideal para “arreglar” PDFs imagen.
- Buen rendimiento con texto nítido.
Contras
- Exportación PDF/A [PENDIENTE VERIFICAR].
Para quién: quien ya escaneó sin OCR y necesita hacerlo buscable.
Prizmo (macOS/iOS) Móvil + Mac
Pros
- Enderezado y recorte muy precisos.
- Flujo iPhone → Mac rápido.
Contras
- PDF/A directo [PENDIENTE VERIFICAR].
Para quién: usuarios de Apple que escanean con el móvil y rematan en Mac.
veraPDF + PAC 3 Validación
Pros
- Garantiza conformidad y accesibilidad.
- Gratuitos y mantenidos.
Contras
- No corrigen por sí mismos: hay que ajustar el PDF de origen.
Para quién: cualquiera que quiera subir con confianza a una sede electrónica.
AutoFirma Firma PAdES
Pros
- Oficial en España, muy compatible.
- Soporta políticas y sello de tiempo.
Contras
- Configuración LTV depende de servicio/entidad [PENDIENTE VERIFICAR].
Para quién: firmas PDF que deban superar validaciones de sede y conservarse a largo plazo.
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Guía paso a paso (instalación/uso/flujo)
1) Configura tu perfil de escaneo (300 DPI)
- En NAPS2, crea el perfil “Trámites 300 DPI”: Escala de grises, 300 DPI, tamaño A4, limpieza/contraste.
- Comprueba márgenes ≥ 5 mm para no cortar texto, sellos o pies de página.
2) Escanea y aplica OCR
- Escanea todas las páginas y revisa torceduras/sombras.
- Activa OCR (idioma “español” y otros si procede). Alternativa: abre el PDF imagen en gImageReader y exporta a PDF con texto.
3) Guarda/convierte a PDF/A
- En NAPS2, selecciona PDF/A-1b o PDF/A-2b al exportar.
- Si tu app no exporta PDF/A, convierte y valida con veraPDF hasta obtener conformidad.
4) Verifica accesibilidad
- Pasa PAC 3 para revisar etiquetado, orden de lectura y avisos WCAG.
- Si falla, corrige en el software de origen (o Acrobat Pro) y repite la validación.
5) Revisión previa a la firma
- Abre el PDF en tu visor: el texto debe ser seleccionable y las propiedades deben indicar perfil PDF/A.
6) Firma PAdES y, si aplica, LTV
- Con AutoFirma, elige “Firmar PDF”, selecciona certificado (DNIe/FNMT) y aplica firma PAdES.
- Para LTV, utiliza política con sello de tiempo/validación (según tu entidad). Verifica la firma en Acrobat/visor.
7) Subida a sede y archivo
- Sube el PDF/A firmado. Si hay rechazo, revisa: ¿PDF/A? ¿OCR? ¿firma válida? Revalida con veraPDF/PAC 3.
- Conserva el original firmado y, si puedes, un hash o justificante de registro.
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Errores típicos y soluciones
- “Documento inválido” al subir: no es PDF/A o le falta OCR. Solución: reexporta a PDF/A con OCR y valida con veraPDF/PAC 3.
- Peso excesivo (>10 MB): escaneo en color o sin compresión. Solución: 300 DPI, grises, compresión moderada, elimina páginas en blanco.
- Texto no seleccionable: sin OCR. Solución: gImageReader/NAPS2 → exporta con OCR.
- Firma “no válida”: cadena de confianza o validación LTV ausente. Solución: actualiza almacén de certificados y añade sello de tiempo.
- Accesibilidad insuficiente: sin etiquetas/orden de lectura. Solución: reetiqueta en origen o en Acrobat Pro y repite PAC 3.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio PDF/A para todos los trámites?
No siempre se exige expresamente, pero PDF/A es el formato de referencia para conservación/interoperabilidad. Usarlo reduce rechazos y facilita archivo.
¿300 DPI siempre?
Como regla general para texto, sí. Sube a 400–600 DPI con microtexto; baja a 200–240 DPI si la sede limita el tamaño y el contenido sigue siendo legible.
¿Puedo verificar accesibilidad con Adobe Reader gratuito?
Reader ayuda a leer, pero la verificación integral está en Acrobat Pro. Alternativa gratuita: PAC 3.
¿Qué perfil PDF/A uso: 1b o 2b?
Para escaneos + OCR, 1b o 2b son habituales. 2b admite características más modernas; 1b puede ser más compatible con validadores antiguos.
¿Cómo sé si mi firma es LTV?
En el visor (p. ej., Acrobat) comprueba sello de tiempo y datos de validación (OCSP/CRL) incrustados. AutoFirma lo permite según política/servicio configurado.
¿Windows 11 o macOS?
En ambos puedes lograr PDF/A + OCR con herramientas gratuitas. En macOS, si tu app no exporta PDF/A, valida y corrige con veraPDF.