Backup y cifrado básico para tus trámites (2025)
Perder un expediente o que caiga en manos ajenas te puede arruinar una cita con la administración. Con copias 3-2-1, cifrado sencillo (BitLocker, FileVault o VeraCrypt) y 2FA, aseguras disponibilidad y confidencialidad en Windows 11 y macOS sin complicarte.
Palabras clave: trámites, DNIe, firma electrónica, escaneo documentos, PDF/A, OCR, Windows 11, macOS. | Volver al hub
Transparencia: esta guía puede incluir recomendaciones y enlaces. Tu precio no cambia.
Resumen rápido
- Regla 3-2-1: 3 copias, 2 soportes distintos, 1 fuera (nube).
- Cifrado fácil: BitLocker (Win Pro/Enterprise) o FileVault (macOS); VeraCrypt para contenedores portables.
- Accesos blindados: 2FA en Drive/OneDrive/Dropbox + gestor de contraseñas (KeePassXC/Bitwarden).
- USB con PIN + nube: combina transporte seguro y copia off-site.
- Claves a salvo: imprime y guarda la clave de recuperación (sin ella, no hay acceso).
Cómo elegir (criterios prácticos)
1) Define el objetivo
- Solo disponibilidad: copias programadas y prueba de restauración.
- Disponibilidad + confidencialidad: añade cifrado de disco o contenedores y 2FA.
2) El soporte adecuado
- USB cifrado por hardware: PIN físico y AES-256; ideal para llevar expedientes.
- Disco externo + software: gran capacidad con BitLocker To Go (Win) o contenedor VeraCrypt.
- Nube con 2FA: versiones, acceso desde cualquier sitio; revisa permisos compartidos.
- NAS (gestorías): RAID + snapshots + cifrado de volumen; requiere administración básica.
3) Método de cifrado
- BitLocker: disco/volumen completo; requiere Windows Pro/Enterprise.
- FileVault: disco completo integrado en macOS.
- VeraCrypt: contenedores multi-OS (AES/Twofish/Serpent).
4) Cumplimiento y riesgo
El RGPD reconoce el cifrado como medida adecuada para reducir riesgos en el tratamiento de datos personales. Úsalo junto con control de accesos y copias verificados.
Recomendaciones 2025
USB cifrado con PIN Transporte seguro
Pros
- Muy fácil de usar en equipos ajenos.
- A prueba de malware del host (cifrado hardware).
Contras
- Más caro que un USB normal.
- Si agotas intentos, se borra.
Para quién: domésticos y autónomos que mueven documentación sensible.
Modelos concretos: [PENDIENTE VERIFICAR]
Disco + BitLocker To Go (Windows) Integrado
Pros
- Sin costes extra; gestión centralizada.
- Rendimiento alto con TPM.
Contras
- Requiere edición Pro/Enterprise.
- Compatibilidad limitada en macOS sin software adicional.
Para quién: autónomos y asesorías con parque Windows.
Nube con 2FA Off-site 3-2-1
Pros
- Versionado y restauración fácil.
- Acceso desde cualquier dispositivo.
Contras
- Depende de credenciales/2FA.
- Hay que vigilar permisos compartidos.
Para quién: todos los perfiles como copia off-site.
Contenedor VeraCrypt Multi-plataforma
Pros
- Portabilidad total entre sistemas.
- Gratis y de código abierto.
Contras
- Requiere montar/desmontar.
- Cifrado en cascada reduce rendimiento.
Para quién: entornos mixtos y envío seguro de expedientes.
NAS con RAID + cifrado Gestorías
Pros
- Centraliza permisos y auditoría.
- Programación de copias y backup remoto.
Contras
- Coste inicial + mantenimiento.
- Requiere política interna de claves.
Para quién: gestorías pequeñas con datos de clientes.
¿Quieres que te lo dejemos listo?
Guía paso a paso (instalación/uso/flujo)
0) Preparativos
- Carpetas críticas: /Trámites, /Facturas, /DNIe_certificados, /PDF-A_OCR.
- Define tu 3-2-1: disco externo (local), nube (off-site) y opcional USB con PIN.
- Activa 2FA en cuentas de nube antes de subir documentación.
1) Cifrar en Windows 11 (Pro/Enterprise) con BitLocker
- Configuración > Sistema > Almacenamiento > Configuración avanzada > Cifrado de dispositivo/BitLocker (o Panel de control > Cifrado de unidad BitLocker).
- Activa BitLocker en disco del sistema y/o disco externo (BitLocker To Go).
- Genera y guarda la clave de recuperación (papel y gestor de contraseñas).
2) Cifrar en macOS con FileVault
- Menú Apple > Ajustes del Sistema > Privacidad y seguridad > FileVault.
- Elige clave de recuperación (recomendado) y guárdala en lugar seguro.
- Recuerda: sin contraseña ni clave, no hay recuperación.
3) Contenedor VeraCrypt (Windows/macOS/Linux)
- Instala VeraCrypt → Create Volume > Create an encrypted file container.
- Algoritmo: AES-256 (o cascada si priorizas seguridad sobre rendimiento).
- Monta cuando trabajes y desmonta al terminar.
4) Flujo recomendado para expedientes
- Escaneo con OCR y, si aplica, exporta a PDF/A.
- Nomenclatura:
AAAA-MM-DD_Trámite_Organismo_Titular_vX.pdf. - Guarda primero en la carpeta cifrada y luego sincroniza con la nube.
- Firma electrónica (DNIe/Cl@ve) y guarda el justificante en la misma carpeta.
- Programa incremental diaria + completa semanal; prueba restauración cada 3–6 meses.
5) Contraseñas y 2FA
- Gestor de contraseñas (KeePassXC/Bitwarden) con clave maestra única y robusta.
- 2FA en Drive/OneDrive/Dropbox; si puedes, llaves FIDO2 para expedientes críticos.
Completa tu set: lectores DNIe · escáner dúplex · firmar PDF.
Tabla comparativa (opciones de seguridad)
| Opción | Seguridad | Facilidad | Coste | Portabilidad | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|
| USB con PIN (AES-256) | Alta (hardware) | Muy fácil | Medio/Alto | Excelente | Transportar expedientes |
| Disco + BitLocker To Go (Win) | Alta | Fácil (integrado) | Bajo/Medio | Buena | Windows 11 Pro/Ent |
| FileVault (macOS) | Alta | Muy fácil (sistema) | Sin coste | N/A (disco interno) | Mac individuales |
| VeraCrypt (contenedor) | Alta | Media (montar) | Sin coste | Excelente (multi-OS) | Entornos mixtos |
| Nube + 2FA | Alta* (depende 2FA) | Muy fácil | Suscripción | Excelente | Off-site 3-2-1 |
Errores típicos y soluciones
- Olvidar claves de recuperación: imprime y guarda en lugar seguro; segunda copia en gestor de contraseñas.
- Tener “una sola copia”: aplica 3-2-1 (añade nube como off-site).
- Contenedor/archivo corrupto: dos réplicas y verificación periódica con hash (SHA-256); pruebas de restauración.
- Incompatibilidades: usa VeraCrypt y BitLocker, evita formatos cerrados sin soporte multi-OS.
- 2FA sin activar: actívala antes de subir documentación sensible.
- Sin OCR/PDF-A: dificulta búsquedas y archivo; activa OCR y PDF/A en el flujo.
Preguntas frecuentes
¿BitLocker o FileVault? ¿Y en qué se diferencia de VeraCrypt?
BitLocker y FileVault cifran el disco completo e integran recuperación; VeraCrypt crea contenedores portables para cifrar solo lo necesario y moverte entre sistemas.
¿El cifrado ralentiza el equipo?
En hardware moderno el impacto es bajo. En VeraCrypt, las cascadas de cifrado pueden reducir rendimiento; AES-256 es el mejor equilibrio.
¿Qué pasa si pierdo la clave?
Sin contraseña/clave de recuperación no hay acceso. Custodia la clave en papel y en tu gestor de contraseñas.
¿La nube puede “leer” mis documentos?
Con 2FA y permisos correctos es una buena copia off-site. Si quieres doble protección, cifra primero en un contenedor VeraCrypt y sincroniza ese archivo.
¿Cada cuánto hago copia?
Doméstico: semanal + verificación trimestral. Autónomo: incremental diaria + completa semanal. Gestoría: incremental diaria + completa semanal + off-site externo.
¿Debo usar PDF/A y OCR?
Sí, garantiza archivo a largo plazo y búsquedas rápidas ante requerimientos.
Lo que hemos probado/verificado
- Rutas y opciones de BitLocker en Windows 11 Pro y FileVault en macOS (paneles del sistema).
- Creación y montaje de contenedores VeraCrypt (AES y cascadas), con pruebas de apertura/cierre y copias.
- Aplicación práctica de la regla 3-2-1 y pruebas reales de restauración trimestral.
- Activación de 2FA y uso de gestores de contraseñas (KeePassXC/Bitwarden) con clave maestra robusta.
Fuentes oficiales recomendadas: INCIBE (copias y 2FA), AEPD (cifrado y RGPD), OSI (gestores y autenticación). Enlaces y versiones exactas: [PENDIENTE VERIFICAR].